Gdy czekamy na coś przyjemnego, czas dłuży się niemiłosiernie. Wskazówki zegara przesuwają się niespiesznie, dni płyną leniwie. A my? Chcielibyśmy popchnąć te wskazówki, odznaczyć dzień w kalendarzu, zerwać kartkę z datą. Czas potrafi też pędzić w zawrotnym tempie. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy zbliża się deadline. Deadline, czyli nieprzekraczalny termin wykonania jakiegoś zadania.

Historycznie deadline oznaczał okrąg, w którym musieli przebywać jeńcy – przekroczenie linii tego okręgu było równoznaczne z wystawieniem się na śmiertelny strzał. I choć dzisiaj za przekroczenie deadline’u nikt do nas nie strzela, to śmiem twierdzić, że u wielu to słowo powoduje co najmniej nerwowe drżenie rąk.

Deadline to postrach prokrastynatorów – odkładających wszystko na ostatnią chwilę oraz tych, którzy są na bakier z planowaniem i tych, którzy na proces planowania wpływu nie mają i muszą wyrobić się w narzuconym terminie.

Deadline’y gonią również PR-owców

Głównie we współpracy z mediami. Dziennikarze są bowiem mistrzami świata w zadawaniu pytań, na które odpowiedź życzyliby sobie pozyskać „na wczoraj”. Rozumiem ich. Mam za sobą ładnych parę lat dziennikarskiej roboty i jeszcze więcej po tej drugiej, PR-owskiej stronie. Wiem, pod jaką presją czasu (i szefa) pracują. Wiem też, że pytań „za pięć dwunasta” nie zawsze można uniknąć. Co więc może zrobić PR-owiec, by firma czy organizacja, którą się opiekuje, nie potknęła się (żeby nie powiedzieć – nie wyłożyła się) na dziennikarskim dealine’ie?

Po pierwsze, powinien zawczasu zadbać o zmapowanie tematów, na które wypowiada się firma oraz tych, na które wypowiadać się nie chce, a nawet nie powinna. Nie poprzestajemy przy tym na ogólnym, szeroko potraktowanym określeniu poszczególnych tematów. Niech to będzie raczej „mapa topograficzna” (małe obszary w dużej skali, w której szczegóły widać dokładniej) niż „mapa przeglądowa” (duże obszary w małej skali, w której detale nie będą widoczne). Łatwiej będzie wszystkim się po niej poruszać.

Po drugie, niezbędne będzie skompletowanie listy firmowych ekspertów i uprawnionych do udzielania odpowiedzi mediom. Nie zawsze będą to listy tożsame. Nie każdy ekspert będzie „namaszczony” przez zarząd, by być twarzą i głosem organizacji. Nie każdy zaś, kto tą twarzą i głosem być może, będzie miał ekspercką wiedzę. W zależności od tego, jak ułożony jest proces komunikowania się firmy na zewnątrz, może być też konieczne uwzględnienie na tej liście osób, które wypowiedzi dla mediów będą wewnętrznie weryfikować i akceptować. Ważne! Na liście muszą się znaleźć dane kontaktowe i muszą być one na bieżąco, regularnie aktualizowane.

Po trzecie, niezbędne będzie odpowiednie ułożenie wspomnianego wyżej procesu. W dużym uproszczeniu: począwszy od tego, do kogo i jakim kanałem trafiają pytania od dziennikarzy, przez pozyskiwanie informacji od firmowych ekspertów i akceptacji wyznaczonych decydentów, po przekazywanie odpowiedzi dziennikarzom, nie zapominając o monitorowaniu treści, które ostatecznie opublikowane zostały w mediach.